Het maken van dienstroosters in de taxibranche is geen eenvoudige klus. Werktijden moeten ruim van tevoren bekend zijn bij de taxichauffeurs, terwijl de ritten vaak pas enkele uren van tevoren binnen komen. Ook moet de roostermaker rekening houden met rij- en rusttijden. Gelukkig zijn roostervoorstellen tegenwoordig met één druk op de knop te maken met WorkForce Pro van Korton.

„De software maakt op basis van beschikbaar personeel en de gevraagde bezetting ruim van tevoren een roostervoorstel. Dan hoeft de manager alleen nog maar de details in te vullen”, legt Govert Schuuring van Korton uit. „Dat scheelt enorm veel tijd ten opzichte van een roostermaker die alles handmatig met Excel moet maken. Dat kost een fors aantal uren puzzelwerk.”

Roostermaker

Is een handmatige roostermaker met 25 man personeel vaak een halve dag per week kwijt, gebruikers van WorkForce Pro zijn binnen 20 minuten klaar, belooft Schuuring. „Het grote werk wordt door de computer gedaan. Dan is het oog van de meester nog nodig voor de afwerking.”

De software houdt rekening met alle voorwaarden die gelden in de CAO Taxivervoer en wanneer welke werknemer beschikbaar is. „Het systeem gebruikt de uren ook voor toekomstige roosters. Mensen die te weinig uren draaien ten opzichte van het contract hebben voorrang. Terwijl mensen met overuren juist minder ingepland worden, zodat iedereen aan het juiste aantal contracturen komt”, legt Schuuring uit.

Oproepkrachten

Ook geeft het programma aan wanneer er een tekort aan chauffeurs dreigt te ontstaan. Oproepkrachten kunnen dan een sms ontvangen met het verzoek om extra te werken. Verder helpt het systeem de personeelsmanager om te kijken wanneer er wellicht te veel mensen in dienst zijn. Of dat er wel behoefte is aan extra mensen op bepaalde tijden.

Werknemers kunnen te allen tijde vanaf thuis via WorkForce Web hun rooster inzien en naar zichzelf mailen. Maar ook verzoeken indienen voor verlof of voor het ruilen van diensten.  „Daarbij kijkt het systeem met wie er eventueel geruild kan worden, zodat de chauffeur dat zelf kan regelen. De manager hoeft alleen te accorderen. Wordt er geruild, staat meteen de juiste persoon in de planning.”

Loonadministratie

WorkForce Pro kan gekoppeld worden aan vrijwel alle loonadministratiepakketten. Er is dus geen mensenwerk meer nodig om de uren aan te leveren naar de administratie. „Er is alleen nog een laatste controle nodig. Dat bespaart niet alleen tijd, maar vermindert de kans op fouten enorm”, weet Schuuring. Er wordt onderscheid gemaakt in normale uren, meeruren, overuren en pauzes. Schuuring: „Uiteraard kunnen er correcties worden aangebracht om de werkelijke arbeidstijd te verlonen.”

Taxi-ondernemers kunnen voor een vast bedrag per maand een abonnement op de dienst nemen via Korton. Ze kunnen hun eigen systeem gebruiken of via de cloud werken. In dat geval hoeft de centrale alleen over een internetverbinding en een computer te beschikken (Windows of Mac). Er kan zelfs via een iPad gewerkt worden.

Loonsom

„WorkForce Pro is te gebruiken vanaf slechts 70 euro per maand. Maar ik garandeer dat bedrijven dat meteen terugverdienen”, belooft Schuuring. „Niet alleen is de roostermaker veel minder tijd kwijt, ook de bezetting wordt veel efficiënter. Klanten van ons besparen daardoor vaak 3 tot 5% op hun loonsom.

Bart Pals