De aanbesteding Zittend Ziekenvervoer van Achmea is onlangs afgerond. “Maar nu begint het aanbesteden pas. Want de uitvoering na gunning is het echte werk”, vertelt inkoper Jan Horstman van Achmea. De zorgverzekeraar heeft er niet alleen voor gekozen kwaliteit te borgen door extra eisen te stellen in het bestek, maar ook door kort op de uitvoering te zitten. Achmea/Agis is met 4,7 miljoen verzekerden de grootste zorgverzekeraarsgroep van Nederland.

De manier waarop opdrachtgevers omgaan met aanbestedingen staat al tijden ter discussie. Het veroorzaakt prijserosie en de kwaliteit zou daardoor achteruit hollen. Maar als er extra kwaliteitseisen gesteld worden, staan die vaak ter discussie.

Kwaliteit

“Daarom willen wij ons niet mengen in die discussie over kwaliteit”, vertelt Horstman. “Voor ons is het belangrijk dat de verzekerden op de juiste tijd in adequate auto’s en door voor deze doelgroep geschikkte chauffeurs op een correcte wijze worden vervoerd.”

Achmea stelt naast wat basale eisen aan het voertuig (zoals bijvoorbeeld airco, gemiddelde levensduur voertuig, code VVR, winterbanden), het TX-Keur verplicht. Horstman: “Dat is eigenlijk het enige keurmerk wat er bestaat in de taxibranche. Dan weten we als opdrachtgever in ieder geval dat er voldoende geschoold personeel wordt gebruikt en dat de cao wordt nageleefd. Het is aan de branche zelf om te bepalen wat TX-Keur precies inhoudt.”

Problemen

Ook het van tevoren in kaart brengen van eventuele problemen is essentieel voor een goede uitvoering. Achmea zegt daartoe vooral ook in gesprek te gaan met zowel ziekenhuizen als vervoerders en patiëntenorganisaties. “Mochten er daadwerkelijk problemen ontstaan, kijken we heel praktisch naar de vraag: ‘Hoe lossen we dit op?’”, aldus Horstman.

De meeste opdrachtgevers gunnen tegenwoordig met een optelsom voor prijs en kwaliteit. Achmea heeft zelf bovenstaande minimumkwaliteit vastgesteld. “Dat is hoe wij vinden hoe taxivervoer eruit moet zien”, licht Horstman toe. “Vervolgens is de gunning bepaald op prijs. Wij hebben 80 vervoerders gecontracteerd die dus allemaal aan dezelfde minimum-eisen voldoen.”

Percelen

Achmea heeft Nederland opgedeeld in 123 percelen. Zo hebben ook kleine plaatselijke taxibedrijven een kans. Om ervoor te zorgen dat de uitvoering in orde is, zijn drie vervoerders per perceel gecontracteerd. Zij krijgen de ritten volgens een bepaalde verdeelsleutel. Presteert een taxibedrijf slecht, dan worden als ‘straf’ minder ritten toegekend.

“De verdeelsleutel over het aantal ‘calls’ is volledig geautomatiseerd. Daarom is het belangrijk dat verzekerden ons 0900-nummer bellen als ze zittend ziekenvervoer nodig hebben en niet de vervoerder rechtstreeks. Per machtiging heeft iemand dan een vaste vervoerder.”

Moederbedrijf

Echter in sommige percelen zijn drie vervoerders gecontracteerd, die tot hetzelfde moederbedrijf behoren. Als dan de verdeelsleutel wordt gewijzigd, heeft dat voor het moederbedrijf geen gevolgen qua omzet. Toch valt daar niet altijd iets aan te doen volgens Achmea.

“Het is juridisch gezien niet dicht te timmeren in het bestek om te voorkomen dat er verschillende bedrijven inschrijven die onder dezelfde paraplu vallen”, weet Horstman. “Bovendien, kunnen er ook allerlei dwarsverbanden ontstaan na gunning. Hoe ga je daar dan mee om? We hebben onderzocht of er sprake was van afgestemd bedrag bij de biedingen. Daar is niets van gebleken. De vervoerders hadden allemaal verschillende tarieven.”

Contract

“De kwaliteit garanderen, dat doen we via de uitvoering. Mochten er problemen ontstaan, gaan we in gesprek met de vervoerders om die zo snel mogelijk op te lossen. Want ook zij zijn gebaat bij goede prestaties. In het uiterste geval kunnen we korten op het tarief of zelfs het contract beëindigen.”

De gecontracteerde vervoerders mogen naar eigen inzicht gebruik maken van onderaannemers. Eis is wel dat zij allemaal over een eigen TX-keur beschikken en voldoen aan de kwaliteits-eisen, zoals gesteld in het bestek. De hoofdaannemer blijft verantwoordelijk, ook voor de prestaties van zijn onderaannemer. Horstman: “Want daar hebben we een contract mee.”

Rapportages

De online oplossing WinTOP van Korton zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering van Achmea als vervoersregisseur optimaal verloopt. Door dit systeem is het voor een vervoerder direcht inzichtelijk of het vervoer van de cliënt voor vergoeding in aanmerking komt. Rapportage is (naast het vastleggen van een machtiging, de controle op de aanwezigheid en de geldheid van een machtiging en het factureren) een vast onderdeel van de online WinTOP-oplossing.

“Rapportages zijn noodzakelijk voor een goede uitvoering en monitoring van het vervoer”, weet Horstman. Achmea stelt daarom het gebruik van dataterminals verplicht. Niet alle vervoerders voldoen al aan deze eis. Horstman: “Dit heeft onder meer te maken met de landelijke ontwikkelingen omtrent de Boordcomputer Taxi (zijn nu nog niet beschikbaar, red.). Achmea gaat uiteraard de komende maanden in gesprek met de vervoerders om het percentage vervoerders dat gebruik maakt van dataterminals op 100 procent te krijgen.”

Datacom

Het grote voordeel van het werken met datacom is dat er achteraf geen discussie ontstaat over tijden. “De beleving van passagiers is vaak anders dan die van de vervoerder”, weet Horstman. “Doordat alles wordt vastgelegd, kunnen we objectief en feitelijk naar een klacht over ‘te veel omrijden’ kijken.”

Niet alles waarmee kwaliteit wordt bepaald is in bestekregels te vatten, zo heeft Horstman gemerkt. “Door met elkaar in gesprek te gaan kun je de uitvoering van het vervoer verder verbeteren. Wij maken bijvoorbeeld met een aantal ziekenhuizen afspraken hoe mensen opgehaald dienen te worden. Dat is ook kwaliteit. Daarom is het belangrijk tijdens het contract te blijven monitoren en daar waar nodig met elkaar bij te sturen.” 

Bart Pals