‘Vervoersaanbesteding onvoldoende transparant en proportioneel’

De Commissie van Aanbestedingsexperts werd onlangs gevraagd om zich te buigen over de eisen en voorwaarden die in een vervoersaanbesteding aan inschrijvers werden gesteld. De commissie concludeerde dat deze eisen op meerdere punten niet transparant en proportioneel waren.

Wie als inschrijver of aanbestedende dienst een klacht heeft over een aanbesteding, kan deze laten beoordelen door de Commissie van Aanbestedingsexperts. Dit orgaan geeft dan per klacht een onderbouwd advies. Zo keek de commissie in dit geval naar een aanbesteding waarin werd gevraagd om een vervoerder die kindvriendelijk opereert. Het veilige en verantwoorde vervoer betreft ook kinderen die speciaal onderwijs genieten en eventueel van een (elektrische) rolstoel gebruik maken. In het stellen van eisen en criteria was de aanbestedende dienst echter op verschillende punten onvoldoende transparant of proportioneel, vindt de Commissie. Daarmee werd een aantal klachten dus gegrond verklaard.

Gewenste ervaring

Voorop staat dat een aanbestedende dienst transparant moet handelen. Voor de opdracht in kwestie moesten inschrijvers ervaring hebben met het vervoer per touringcar van gehandicapte mensen, rolstoelen en soortgelijke hulpmiddelen. Er werd ook gevraagd om een referentie. Deze moest aantonen dat de inschrijver ervaring heeft met het vervoer per touringcar van groepen van dertig personen, waarbij minstens honderd ritten per jaar worden gemaakt.

In de Nota van Inlichtingen zijn vragen gesteld over de gewenste ervaring met het vervoeren van passagiers die speciale zorg nodig hebben. De aanbestedende dienst stelde dat zulke passagiers deel kunnen uitmaken van een groep waarvan niet iedereen die zorg nodig heeft. Er wordt dus niet voorgeschreven dat dit voor alle passagiers geldt. En het is de verwachting dat er in de te vervoeren groepen regelmatig één of meer personen zullen zijn die speciale zorg nodig hebben.

Wat is regelmatig?

Het probleem is in de ogen van de Commissie van Aanbestedingsexperts echter dat door deze toelichting onduidelijkheid is ontstaan. Moet bij de referentie-opdracht sprake zijn van meer dan 100 ritten per jaar met groepen waarvan één of meer mensen speciale zorg nodig hebben? Of is het genoeg dat er regelmatig zulke mensen deel van een groep passagiers uitmaakten? En dan nog: wat is regelmatig? Volgens de commissie was deze eis daarom onvoldoende transparant.

De eis dat inschrijvers op slechts twee A4’tjes heel veel bedrijfsinformatie moesten opgeven werd niet toelaatbaar geacht. Op zichzelf werd het al problematisch gevonden om al die informatie op zo weinig ruimte weer te moeten geven. Maar waar de schoen vooral wringt: de gevraagde informatie zou door de aanbestedende dienst niet inhoudelijk worden beoordeeld. Bovendien is er ook gevraagd om allerlei informatie die geen verband houdt met de opdracht, zoals bijvoorbeeld de ondernemingsstructuur en de belangrijkste activiteiten van de onderneming. De eisen die de aanbesteder in dit verband stelt, zijn volgens de commissie in strijd met het beginsel van proportionaliteit.

Algemene bewoordingen

Het derde klachtenoordeel, dat volgens de Commissie eveneens gegrond was, ging weer over transparantie – in dit geval over de geschiktheidseis en het selectiecriterium Visiedocument. Volgens de commissie was er te veel ruimte voor verschillende inschrijvers om deze eisen op verschillende manieren uit te leggen. Het gaat dan onder meer om de duurzaamheid van de ondernemingen, het voldoen aan gemeentelijke milieu-eisen en personeelskwesties als arbeidsomstandigheden en social return.

Omdat er door de aanbestedende dienst zeer algemene bewoordingen zijn gebruikt, is niet duidelijk wat er precies mee werd bedoeld en kan het gevraagde ook op meerdere manieren worden uitgelegd. Daarom is er sprake van onvoldoende transparantie op dit punt, vindt de commissie. Dat geldt ook voor andere punten van deze geschiktheidseis en dit selectiecriterium, en dan specifiek met de vragen over de uitvoering in de opdracht in de toekomst. Het is onduidelijk wat er wordt gevraagd en dat kan dus ook op verschillende manieren worden uitgelegd.

Belang van adviezen steeds groter

“Dit advies laat zien dat klachten door de commissie serieus in behandeling worden genomen en dat de adviezen van de commissie goed gemotiveerd worden”, aldus Liesbeth Haverkort van Infense Advocaten. “Hoewel de adviezen niet-bindend zijn, wordt het belang daarvan voor de aanbestedingspraktijk wel steeds groter. De commissie heeft verstand van zaken en gaat bijna altijd ook echt inhoudelijk op de klachten in. In geval van procederen bij een rechtbank is dat wel eens anders, omdat daar vaak ook klachten worden afgedaan op meer formele gronden.”