Samenwerken bij de uitvoering van vervoerscontracten klinkt simpel, maar het is niet altijd vanzelfsprekend. Het draait namelijk om een complex samenspel van belangen, feiten en verwachtingen. Hoe geef je die samenwerking vorm? Daarover sprak Koen Idzenga van Idzenga-Advies tijdens het Congres Doelgroepenvervoer van CROW.

Dat (goed) contractmanagment geen vanzelfsprekendheid is, ziet Idzenga in de praktijk. “Er word zeker samengewerkt door de verschillende partijen in het doelgroepenvervoer, daarin wil ik niemand tekortdoen. maar als een aanbesteding is afgrond wordt door de betrokkenen ook vaak gedacht dat het vanzelf wel goedkomt. Daardoor blijven er kansen liggen.”

“Contractmanagement is complex. Het gaat om feiten en om de verwachting en beleving van opdrachtgevers, vervoerders en cliënten. Dat vraagt aandacht en tijd, maar ook vaardigheden en kennis van elkaar”, legt Idzenga uit. In zijn verhaal trekt hij de vergelijking met de tango, indachtig het spreekwoord ‘it takes two to tango’. Ofwel: dansen doe je samen. Enkele lessen die de Zuid-Amerikaanse dans biedt voor contractmanagement: een kleine beweging kan grote gevolgen hebben, je kan pas leiden als er weerstand is en goed volgen is blijven benadrukken wat jouw plek is.

Eerst even bellen

Maar hoe dans je die tango in contractmanagement? Dat kan bijvoorbeeld met een sociaal contract. “Geen juridisch document, maar wel opschrijven wat de geest achter het vervoerscontract is en hoe je wilt samenwerken. Gaan dingen niet goed, dan kun je ze hier aan toetsen. Dit verbetert samenwerking en maakt monitoring minder vervelend. Bovendien houden partijen zich er meestal aan”, benadrukt Idzenga.

Hij geeft een voorbeeld: eerst even met elkaar bellen of mailen voordat er formele brieven worden geschreven. Maar ook: oog voor verhalen achter de cijfers hebben. Zulke gedeelde gedragsregels leiden tot procesregels, zoals elkaar direct en proactief informeren bij belangrijke gebeurtenissen en regelmatig evalueren. Verder zijn er gedeelde en individuele belangen. Een vervoerder moet bijvoorbeeld winst maken of wil een goede werkgever zijn. Bij goed contractmanagement worden die doelen met elkaar gedeeld, zodat ze elkaar niet in weg zitten. 

Op deze presentatie komen de nodige reacties uit de zaal. Zo geeft iemand aan dat een sociaal contract ook veel aanvullend werk met zich meebrengt. En dat je van alles kunt afspreken, maar dat veel problemen pas in de uitvoering aan het licht komen. Toch was men het er in grote lijnen wel over eens dat het voornaamste is om met elkaar in gesprek te gaan en te blijven. “Je moet met elkaar praten en dingen expliciet maken”, onderstreept Idzenga.

Meteen goede communicatie

Ronald Derks van Forseti geeft met twee voorbeelden uit de praktijk aan hoe belangrijk die communicatie is. Het eerste voorbeeld betreft wmo-vervoer in twee middelgrote gemeenten, waarbij de implementatie meteen na de voorlopige gunning begon. Van meet af aan was er goede communicatie, die leidde tot wederzijds begrip. Verbeterpunten die tijdens de contractperiode naar voren kwamen, konden mede daardoor worden opgelost.

Heel anders ging het bij het leerlingenvervoer in twee andere gemeenten. Voortdurend waren de opdrachtgever en vervoerder het oneens over de facturen die werden ingediend. Uiteindelijk bleek dat ze allebei de manier waarop er moest worden gefactureerd verkeerd hadden begrepen. Maar er werd alleen gecommuniceerd in vijandigheden en zelfs toen bleek dat de waarheid in het midden lag, konden de partijen elkaar niet in dat midden vinden. 

“Tegen het einde van het contract werden zelfs de facturen niet meer betaald en de partijen gingen ruziënd uit elkaar”, aldus Derks, waarmee nog maar eens wordt benadrukt dat contractmanagement in het doelgroepenvervoer valt of staat met goede afspraken en communicatie.