Als taxibedrijf pro-actief naar instellingen toe gaan en laten zien welke besparingen op het vervoer gerealiseerd kunnen worden door bepaalde zaken aan te passen. En daarbij zeer open en transparant zijn over kosten. Vervoersmanagement Noord-Nederland is er zeer succesvol mee. “Bijvoorbeeld door andere begintijden in te voeren of cliënten van andere instellingen te combineren in één taxi, kunnen wij vervoer van dezelfde kwaliteit veel goedkoper aanbieden”, legt VNMM-directeur Bert Jakobs uit. “Hierdoor hoeven wij niet te wachten tot de instelling een financieel probleem bij ons neerlegt. Want we hebben de besparing al gerealiseerd.”

Met de huidige planprogramma’s is het heel makkelijk om inzichtelijk te maken welke maatregelen flinke besparingen op gaan leveren. “We zijn naar diverse instellingen toe gegaan en hebben hen uitgenodigd hun ritdatabase aan te leveren. Vervolgens hebben we de meest optimale planning gemaakt”, vertelt Jakobs.

Flexibele openingstijden

“Daarbij zijn we uitgegaan van onbeperkte parameters, zoals geen maximale rijtijd, flexibele openingstijden, iedereen onbeperkt met elkaar combineren, noem maar op. Dat is dus de meest goedkopere vorm van vervoer die nu mogelijk is. Uiteraard is dat niet altijd wenselijk, dus vervolgens hebben we de instellingen gevraagd welke parameters voor hen erg belangrijk zijn, zoals een maximale begintijd of omrijtijd. Daar komt vervolgens een totaalprijs uitrollen. En die is in de meeste gevallen fors goedkoper dan het huidige factuurniveau. Terwijl we niet onder de kostprijs hoeven te werken.”

Vooral het combineren van cliënten met andere instellingen levert veel geld op. Want een hogere bezettingsgraad in plaats van halfvolle bussen die achter elkaar aan rijden, is voor iedereen voordeliger op de lange termijn. Zowel taxibedrijf als instelling. Maar ook het aanpassen van begintijden levert veel op, omdat dan bijvoorbeeld leerlingenvervoer-voertuigen ingezet kunnen worden voor het vervoer naar de dagbesteding. “Ik heb liever een kwalitatief goede omzet, dan alleen een hoge omzet”, vindt Jakobs.

Cliëntenorganisaties

“We hebben gemerkt dat het aanpassen van de begintijden niet altijd makkelijk is voor een instelling. Want hun hele organisatie moet daarop aangepast worden. Hoewel de netto werktijd hetzelfde blijft voor hun eigen werknemers, moeten zij opeens ook hun ritme aanpassen. Maar nu maken we in ieder geval op voorhand inzichtelijk wat hen dat kan opleveren. Vervolgens kunnen zij zelf in overleg met de personeels- en cliëntenorganisaties de keuze maken om tot een acceptabel geheel te komen”, legt Jakobs uit. “Ook dan realiseren we vaak besparingen tot zo’n 25%.”

Als het gaat om combineren van vervoer tussen diverse instellingen waar al andere vervoerders actief zijn, is het belangrijk dat hij daar voor open staat. “We hebben actief instellingen benaderd om hun ritdatabase aan te leveren en de mogelijkheden te bekijken tot combineren. Vervolgens vinden wij het prima als de huidige vervoerder de ritten uitvoert en daarbij ook ritten met onze cliënten combineert. Wij hebben dan alleen een regierol. Maar we hebben gemerkt dat niet iedere vervoerder daarvoor open staat. Ze willen dan toch alles in eigen hand houden. Met als gevolg dat ze alsnog het contract kwijtraken, omdat ze te duur en inflexibel zijn.”

Regierol

De regierol voor de taxibranche zal de komende jaren belangrijker worden, verwacht Jakobs. Kleinere regionale bedrijven die geen ambitie hebben zich te specialiseren in regie, zullen zich alleen nog op het vervoer gaan richten. “Wij scheiden zelf het vervoer en de regie ook al binnen onze organisatie. Op onze vestigingen is geen planning meer. Dat doen we op het hoofdkantoor. En dan maakt het niet echt uit of wij zelf het vervoer uitvoeren, of dat overlaten aan een lokaal bedrijf. Zij leveren dan een auto met chauffeur, wij doen de planning en regie.”

Tegenwoordig kijken instellingen ook met belangstelling naar het inzetten van vrijwilligers als een manier om de kosten te drukken. Daar kunnen we als taxibranche niet te hard tegenin gaan, vindt Jakobs. “Natuurlijk hebben ook wij liever dat ze gebruik maken van gediplomeerde taxichauffeurs. Maar het is een trend. Soms is het noodzaak voor een instelling. Je moet ermee dealen als taxibedrijf.”

Vrijwilligers

En soms kun je er zelfs nog wat geld aan verdienen, heeft Jakobs gemerkt. “Maak goede afspraken met de opdrachtgevers. Bijvoorbeeld dat jij als taxibedrijf materieel levert en onderhoudt, want daar ben je goed in. En dat je het selectieproces voor vrijwilligers ondersteunt, want jij weet wat een goede chauffeur allemaal moet kunnen. En als er dan geen vrijwilliger beschikbaar is, wat in de praktijk regelmatig voorkomt, dat jij dan een chauffeur levert tegen betaling om de continuïteit van het vervoer te waarborgen.”

Zo deed VMNN zaken met een stichting die vrijwilligers ging gebruiken. “Die haakten op een gegeven moment af. Nu doen wij het vervoer weer. Want het is steeds moeilijker om voldoende goede vrijwilligers te vinden om je planning rond te maken. Mensen gaan niet meer met de VUT. En Den Haag verwacht steeds meer zelfsredzaamheid en mantelzorg. Die mensen gaan dus niet meer als vrijwillige chauffeur rondrijden. Dus houd de relatie goed, want uiteindelijk komen de instellingen dan toch weer bij jou als taxibedrijf terecht.”

Tariefstructuur

Ook opdrachtgevers moeten volgens Jacobs goed kijken naar de tariefstructuur die zij aanbieden. “Nu ligt vaak al het risico bij de taxivervoerder als er wijzigingen zijn in het aantal passagiers. Bijvoorbeeld als een taxibedrijf bij leerlingenvervoer wordt betaald per leerlingkilometer. Dan is het ook niet altijd in zijn belang om de meest efficiënte route te kiezen. Eigenlijk zou de tariefstructuur gewijzigd moeten worden naar een prijs per dag voor de auto, een prijs per uur voor de chauffeur en per km voor de variabele kosten van de auto. Want zo zijn de kosten ook opgebouwd.”

En dat is op lange termijn voor iedereen beter, vertelt Jakobs. De taxi-ondernemer hoeft niet met verlies te rijden. En de opdrachtgever hoeft alleen maar voor de meest optimale planning te betalen. “Maar dan moeten we allemaal wel transparant en open naar elkaar zijn over de kosten. En de opdrachtgever helpen met het instellen van de meest optimale en maatschappelijk wenselijke parameters.”

Bart Pals