bonnetjes, werkkostenregeling, facturatie, administratie

Alles over de nieuwe werkkostenregeling voor werkgevers

Werkgevers kunnen per 1 januari 2011 1.4% van het totale fiscale loon (dus van alle werknemers) onbelast vergoeden of verstrekken. Dan wordt een nieuwe regeling ingevoerd, de werkkostenregeling (WKR). Daarnaast kunnen bepaalde zaken onbelast vergoedt of verstrekt worden door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen.

“De werkkostenregeling komt in de plaats van de huidige regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen”, licht Erik Boom van Taxi-Loon, de salarisspecialist voor de taxibranche, toe.

“Het is belangrijk dat werkgevers nu al gaan kijken of ze wel of niet een keuze gaan maken. Stel de werkgever heeft ruimte over in binnen de werkkostenregeling dan zou hij de overgebleven ruimte zelf onbelast kunnen gaan benutten.”

Voordelen van de werkkostenregeling

  • De werkgever kan een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden of verstrekken;
  • De meeste vergoedingen hoeven niet meer op werknemersniveau in de loonadministratie te worden geregistreerd;
  • De werkgever hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.
  • De werkgever kan vergoedingen zonder meer in de vrije ruimte onderbrengen. Er hoeft niet meer te worden getoetst of de werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt;
  • Waardering van loon in natura meestal tegen de factuurwaarde en niet meer tegen de waarde in het economisch verkeer
  • De werkgever kan normbedragen gebruiken voor maaltijden die op de werkplek worden verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek;
  • Vergoedingen en verstrekkingen hoeven niet meer op de loonstrook te worden vermeld.

Ondanks de voordelen is het niet altijd gunstig om te kiezen voor de werkkostenregeling.

Hoe werkt de werkkostenregeling?

Kiest een werkgever voor de WKR, dan mag deze maximaal 1.4% van het fiscale loon, “de vrije ruimte”, besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Deze vergoedingen en verstrekkingen moeten wel in de loonadministratie worden opgenomen als eindheffingsloon. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt de werkgever geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaald de werkgever loonbelasting in de vorm van eindheffing van 80%.

Om te beoordelen of en hoe de werkkosten regeling toegepast moet worden kan de werkgever het beste de volgende vier stappen doorlopen:

  • Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
  • Is de vergoeding of verstrekking loon, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.
  • Is de vergoeding of verstrekking geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering, kies dan of deze kosten als eindheffingsloon wilt waarderen en onder wilt brengen in de vrije ruimte. Kosten die de werkgever niet onder de vrije ruimte wilt brengen moet op de normale wijze bij de werknemer belast worden. De werkgever mag per werknemer bepalen wat hij doet.

Kosten die vallen onder de werkkostenregeling?

Sommige kosten mogen niet onder de werkkostenregeling worden gerekend, en dienen altijd belast loon voor de werknemer te zijn dit zijn:

  • Auto van de zaak;
  • Een dienstwoning;
  • Boetes;
  • Vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten.

Kosten die altijd onder gebracht moeten worden in de WKR zijn:

  • Producten uit het eigen bedrijf;
  • Kerstpaketten.

Daarnaast zijn er nog gerichte vrijstellingen, dit zijn vergoedingen waar nu ook al een vrijstelling voor geldt. Voor gerichte vrijstellingen gelden dezelfde voorwaarden als de huidige regeling. Gerichte vrijstellingen zijn onder andere:

  • Vervoer, bijv. abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer, en vergoedingen voor reizen met eigenvervoer tot maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer;
  • Kosten voor tijdelijk verblijf, zoals maaltijden overnachtingen e.d.;
  • Cursussen, congressen en seminars voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden;
  • Studie- en opleidingskosten;
  • Maaltijden als gevolg van overwerk, dienstreizen etc.

Binnen de werkkostenregeling wordt alles wat de werkgever ter beschikking stelt aan de werknemer gezien als loon. Om te voorkomen dat voorzieningen op de werkplek als loon worden beschouwd en dus binnen de vrije ruimte gerekend moet worden, worden deze kosten op nihil (€ 0,00) gewaardeerd.

Dit zijn onder andere:

  • voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon.
  • Arbo voorzieningen
  • consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
  • ter beschikking gestelde kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en overalls en werkkleding die op het werk achterblijft
  • de renteloze personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter voor woon-werkverkeer koopt (ook binnen cafetariaregelingen)
  • de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar zijn in de inkomstenbelasting
  • ter beschikking gestelde mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is
  • ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die de werknemer ook ergens anders dan op de werkplek kan gebruiken, als het zakelijke gebruik 90% of meer is
  • ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt

Deze kosten tellen wel voor de vrije ruimte, de waarde is echter nihil.

Kiezen voor de werkkostenregeling

De werkgever mag tot en met 2013 zelf kiezen of hij van de huidige regelingen gebruik maakt, of van de nieuwe werkkosten regeling. Het is wel verstandig nu al te kijken naar de gemaakte personeelskosten en deze af te zetten tegen de nieuwe werkkosten regeling. Heb je namelijk nog ruimte binnen de vrije ruimte, dan kan de directeur van een BV deze nog een bestemming geven (bijvoorbeeld de onkostenvergoeding van de directeur)

Overschrijdt je met de huidige personeelskosten de vrije ruimte is het verstandig te gaan kijken hoe deze kosten in de toekomst beperkt of veranderd kunnen worden om straks zo optimaal mogelijk gebruik te kunnen gaan maken van de werkkostenregeling in de toekomst.

Welke keuze de werkgever ook maakt, het is verstandig deze keuze op feiten te baseren. Kiest de werkgever namelijk voor de werkkostenregeling dan moet de ondernemer namelijk met het volgende rekening houden:

  • U kunt elk jaar opnieuw kiezen;
  • Veel bestaande afspraken met de belastingdienst vervallen;
  • De regels van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 gelden voor u;
  • U moet uw administratie aanpassen;
  • U wilt misschien uw arbeidsvoorwaarden aanpassen, tip: laat uw arbeidsovereenkomsten en personeelsbeleid beoordelen of deze nog binnen de werkkostenregeling kunnen blijven functioneren, of dat deze aanpassingen behoeven.

Daarnaast is de keuze voor toepassen van de werkkostenregeling van belang, er zijn drie mogelijkheden waaruit de werkgever kan kiezen:

  • U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar.
  • U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak van het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar.
  • U berekent uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar.

De laatste keuze is de minst gunstige en is eigenlijk alleen bedoeld voor ondernemers die in 2011 met personeel gaan werken, de berekende en getoetse ruimte worden per aangifte tijdvak berekend, dit betekend over het algemeen een toetsing per maand, niet benutte ruimte mag niet naar voren geschoven worden, en verrekend worden met ruimte die in een maand wordt overschreden, zo laat je soms ruimte liggen en betaal je soms 80% eindheffing.

Erik Boom

info@taxi-loon.nl

Auteur: Bart Pals

1 reactie op “Alles over de nieuwe werkkostenregeling voor werkgevers”

Hans Brankaert|16.05.12|22:19

Valt het nationale fietsenplan ook onder de nieuwe werkkostenregeling voor werkgevers?