Het is belangrijk dat taxibedrijven hun chauffeurs goed inroosteren. Want een tekort aan chauffeurs zorgt voor een slecht service-level en kans op malussen bij vervoerscontracten. Maar een overschot aan ingeroosterde chauffeurs zorgt voor onnodig hoge kosten. “Tot 40 chauffeurs kan een ervaren roostermaker het nog net af met Excel. Maar daarboven heb je echt software nodig voor een optimale planning”, heeft Joop Blok gemerkt. Hij is business unit manager bij Bios-Groep Harderwijk, Ede en Zwolle.

“Er zijn zoveel zaken om rekening mee te houden. Op basis van historische data maakt de software een voorstel. Daarbij wordt automatisch rekening gehouden met alle Taxi Cao-zaken, zoals rusttijd, maximale diensten, minimale vrije dagen, noem maar op”, legt hij uit.

Planning

Voor chauffeurs is het belangrijk dat zij ruim op tijd hun planning binnen krijgen. Want taxichauffeur is geen baan die alleen maar tijdens kantooruren uitgevoerd wordt.

“Bij ons kunnen chauffeurs zes weken van tevoren hun diensten bekijken”, vertelt Blok. En daarmee voldoet Bios ruim aan de eisen van de CAO Taxivervoer. Want die eist dat chauffeurs vier weken van tevoren de werkdagen weten en twee weken van tevoren de werktijden.

Weekend

“De meeste chauffeurs die wmo-vervoer rijden werken om het weekend. Valys-chauffeurs werken 2 van de 3 weekenden. Want die ritten vinden grotendeels in het weekend plaats”, vertelt Blok. “Alle medewerkers kunnen zelf inloggen vanaf thuis om al hun gegevens in te zien.”

De roosters worden binnen Bios Groep gemaakt met Workforce Pro van Korton. Planprogramma WinTax registreert de daadwerkelijk gemaakte uren en exporteert die naar Workforce Pro. Vervolgens exporteert die de gegevens na goedkeuring van de manager weer naar het salarispakket.

Pauze

“We betalen onze chauffeurs per minuut. En iedereen kan precies zien welke tijd ze uitbetaald krijgen”, legt Blok uit. “Daardoor hebben we nooit discussie dat mensen uren kwijt zijn. Chauffeurs zien precies wanneer ze ingelogd waren en wanneer er pauze is geregistreerd.”

Binnen de taxibranche worden er soms onterecht te veel pauzes ingehouden bij chauffeurs om de loonkosten te drukken. Maar dat werkt op lange termijn alleen maar tegen je, vindt Blok. Bios Groep doet daar dan ook niet aan mee.

Chauffeurs

“Als chauffeurs vinden dat er teveel pauze is geregistreerd, kunnen we het daarover hebben. Maar alle gegevens zijn transparant. Ook wanneer ze zelf in- en uitgelogd hebben. Daarom komen protesten bijna nooit voor. Dat is ook een belangrijk onderdeel van goed werkgeverschap. Want een chauffeur is het visitekaartje van het bedrijf. Een ontevreden chauffeur leidt vaak tot een ontevreden klant.”

Een ander voordeel van dergelijke software is dat er automatisch suggesties gedaan worden wie de centrale eventueel bij kan bellen als er een tekort dreigt te ontstaan aan chauffeurs. Blok: “Dat is erg fijn. Want anders gebeurt het dat de planner altijd degene belt die vaak ‘ja’ zegt. Terwijl je de overuren juist wilt verdelen onder het personeel.”

Meeruren

Ook geeft Workforce Pro aan wanneer een chauffeur overuren in plaats van meeruren gaat maken. Erg belangrijk voor de taxi-ondernemer, want overuren zijn veel duurder dan meeruren. “Je kunt zelf de parameters instellen voor welke gegevens het programma voorkeur geeft bij het inroosteren. Want min-uren wil je al helemaal niet. Dus die chauffeurs staan dan bovenaan de lijst.”

“Het systeem doet een voorstel dat eerlijk is volgens de ingestelde voorwaarden. Uiteindelijk bepaal je zelf waar je mee akkoord gaat. Want het menselijk inzicht, dat heeft alleen de roostermaker. Soms is een kleine aanpassing nodig om voor iedereen de meest fijne dienst te maken”, zegt Blok.

Vrije dagen

Als chauffeurs staan ingeroosterd maar toch een dag vrij willen hebben, kunnen ze dat aanvragen via de software. Gaat de manager akkoord, dan worden ze automatisch vrijgeroosterd. En indien chauffeurs willen ruilen, kunnen ze zelf opties opvragen bij het programma.

“We laten niet alle roosters zien van de medwerkers of wie er wel en niet werken. Dat is vanwege de privacy niet gewenst. Dan zie je bijvoorbeeld precies wie er ziek is, dat willen we niet. Maar chauffeurs kunnen wel zien wie ze zouden kunnen benaderen om te ruilen. Ook is er via de software ruimte om aan te geven waarom je wilt ruilen. Want als het belangrijk is, zijn collega’s eerder geneigd om ‘ja’ te zeggen.”

Browser

Bios-Groep heeft WorkForce Pro draaien als een ‘software-as-a-service (SaaS)’ oplossing. WorkForce Pro wordt dan als remote-app oplossing aangeboden vanuit het datacenter van Korton Group. Daarnaast is WorkForce Web, de omgeving waar medewerkers hun roosters kunnen inzien en bijvoorbeeld verzoeken als vrije dagen kunnen indienen, via iedere willekeurige browser te gebruiken.

Voor Bios-Groep is het tevens belangrijk dat er de juiste planning wordt gemaakt voor verschillende type opgeleide chauffeurs, vertelt Blok. “Wij rijden bijvoorbeeld zowel wmo-vervoer, Valys en directievervoer. Een chauffeur die dat uitvoert, moet daarvoor wel opgeleid zijn. Via het programma kan worden aangegeven voor welk soort diensten hij ingezet mag worden. Daardoor hebben we altijd voldoende chauffeurs ingeroosterd voor de veschillende typen vervoer. En mocht er een tekort ontstaan, geeft het systeem automatisch een seintje zodat we op tijd actie kunnen ondernemen.”

Bart Pals