Aanbesteden op kwaliteit en beoordeling van offertes
Op het Congres Contractvervoer 2014 hield Joost van de Wetering, advocaat aanbestedingsrecht, een inspirerende voordracht. Hij besprak 6 suggesties om iets te doen tegen duikprijzen. Duikprijzen zijn prijzen waarbij ook het meeste efficiënte bedrijf geen droog brood kan verdienen. “Misschien is er in nog iemand in de zaal die een ander voorstel heeft”, zei Van de Wetering. Die uitdaging laat Jan Zaaijer, oud-voorzitter KNV Taxi en oud-directeur BBA, niet aan zich voorbij gaan.
Aanbesteden
OPINIE – Het aanbesteden van diensten leidt in de regel tot felle prijsconcurrentie en schaalvergroting. Ook in het taxivervoer is dit het geval. De prijsconcurrentie is in de praktijk zo fel dat we niet kunnen voorbijgaan aan de nadelen hiervan.
“Duikprijzen” verzwakken de bedrijfstak. Soms kan een taxiondernemer zijn contract niet naar behoren uitvoeren. Deze effecten zijn niet in het belang van de reizigers en de vervoerders, maar ook niet van de opdrachtgevers. Duikprijzen worden aangeboden door vervoerders die menen dat zij zich het verlies, of het mislopen, van een groot contract niet kunnen veroorloven. Zij doen te optimistische aannamen bij het opstellen van hun offerte.
Kwaliteit
Kwaliteit is de geschiktheid van de dienstverlening voor de reizigers. De kwaliteit van het management kan bijvoorbeeld worden gemeten aan de hand van de behandeling van klachten, de manier waarop de hoofdaannemer omgaat met zijn onderaannemers en de wijze van rapporteren aan de opdrachtgever. De kwaliteit van de dienstuitvoering kan worden gemeten aan de hand van de punctualiteit, de informatievoorziening, de hoffelijkheid van de medewerkers en het comfort en de netheid van de voertuigen.
Aanbesteden op kwaliteit
Opdrachtgevers die het risico op duikprijzen willen verminderen kunnen dit doen door de factor kwaliteit een groter gewicht te geven in de aanbesteding. Zij kunnen de vervoerders te vragen voorstellen te doen voor het management van de dienstverlening. De schaal van het contract zou niet groter moeten zijn dan nodig is voor de kwaliteit.
Tenslotte kan de beoordeling van offertes zo worden ingericht dat de prijs geen overheersende invloed heeft. Hiervoor is het nodig de beoordeling van kwaliteit en prijs te scheiden. Gebeurt dat niet, dan is het vrijwel onvermijdelijk dat de prijs een overheersende invloed heeft. Aan de vervoerders kan worden gevraagd hun offerte in te delen in twee afdelingen, te weten kwaliteit en prijs.
Beoordeling van offertes
Na het openen van de enveloppen worden de vervoerders eerst gescoord in volgorde van de aangeboden kwaliteit. De beste vervoerder krijgt 1 punt, de volgende 2 punten enzovoort. In dit stadium blijven de prijzen geheim. Vervolgens worden de prijzen beoordeeld en de vervoerders gescoord in volgorde van de laagste prijs.
Als de opdrachtgever de opdracht niet wil geven aan de vervoerder met de minste kwaliteit, zijn er n(n-1) mogelijke scores, waarbij n het aantal deelnemende vervoerders is. De mogelijke scores worden gesorteerd in de volgorde: laagste totaalscore, beste kwaliteit, laagste prijs. Bij vier deelnemende vervoerders krijgen we de volgende tabel van mogelijke scores:
In deze tabel zullen drie feitelijke scores zichtbaar worden. De opdracht wordt gegund aan de vervoerder met het laagste volgnummer. Dat is de vervoerder die, in de combinatie van kwaliteit en prijs, de beste offerte heeft ingediend. Het kan zijn dat die vervoerder niet de laagste prijs heeft geboden.
De opdrachtgever moet zich wel het recht voorbehouden niet te gunnen aan een vervoerder die een onrealistische offerte heeft ingediend. Andere manieren van puntentoekenning zijn mogelijk. Voor de situatie dat er maar twee vervoerders meedoen moet er een verfijning worden bedacht. Het is essentieel dat een vervoerder de aanbesteding kan winnen op kwaliteit, zonder dat hij de laagste prijs biedt. Omdat de prijs niet overheersend is voor de uitkomst van de aanbesteding, is de verleiding duikprijzen te bieden minder groot.
Jan Zaaijer, oud-voorzitter KNV Taxi en oud-directeur BBA (nu Veolia)
Lees ook:
Goede gedachte, maar zoals zo vaak weer te simpel gesteld. Wie wil er nou NIET waarde hechten aan kwaliteit……Dan moeten we eerst eens met elkaar definiëren wat we onder kwaliteit verstaan, maar vooral hoe we dit eenduidig en objectief kunnen vaststellen. Nu is kwaliteit te vaak een ‘papieren’ belofte of een ‘tekstueel’ hoogstandje in offertes. Als we dit echt anders willen moeten we een transparant systeem hebben waaruit ‘past-performance’ objectief vast is te stellen. Ik denk graag mee !
Waar was meneertje Zaaijer toen hij nog voorzitter was van de KNV taxi ? Toen verdedigde hij nog zijn vriendjes die de prijzen drukten , en nu staat hij er lijnrecht tegenover.
Stel landelijk 1 prijs vast waartegen alle taxibedrijven vervoer kunnen leveren, de diverse overheden kunnen dan per rit bekijken welk taxibedrijf die rit doen kan of beschikbaar is. De kwalitatief beste bedrijven zullen dan vanzelf het vaakst worden ingezet. Simpel, doeltreffend, flexibel, eerlijk!
Goede suggestie! Het is wel de vraag of dit daadwerkelijk tot de “emvi” leidt. Door rangorde te becijferen wordt niet tot uitdrukking gebracht of sprake is van grote verschillen of van kleine verschillen. Een klein prijsverschil kan dan bijv. evenveel of zelfs meer puntenverschil creëren dan een groot kwaliteitsverschil of andersom.
Het is te simpel om een rangvolgorde voor slechts “kwaliteit” en “prijs” te laten bepalen wie de aanbesteding wint.
“Kwaliteit” dient m.i. te worden onderscheiden naar: de voertuigen, chauffeurs, organisatie een financiële positie. Bij autoleasing werk ik meestal met een waarderingssysteem die een maximum score van 100 punten mogelijk maakt.
Opvallend is het overigens dat ik nog nergens een verwijzing heb gezien naar het gebruik van voertuigen die tenminste Euro-5 (milieu)norm moeten hebben.