Voor de aanbesteding van het doelgroepenvervoer in Zeeuws-Vlaanderen heeft de opdrachtgever minder de nadruk op prijs gelegd dan aanvankelijk de bedoeling was. Ook is er een betrekkelijk lange contractduur en wordt er in de gunning relatief veel gewicht verleend aan arbeidsvoorwaarden en de inzet van vaste chauffeurs. Het Aanbestedingsinstituut Mobiliteit (AIM) heeft diverse aanbevelingen gedaan die de opdrachtgever in dit geval heeft meegenomen in zijn overwegingen.

De insteek van het AIM is om al in een vroeg stadium betrokken te worden bij aanbestedingen en zo mee te denken over een opzet waar alle partijen baat bij hebben. Op deze manier hoopt het AIM er aan bij te dragen dat er een einde komt aan gunningen die voor het grootste deel op prijs worden gebaseerd. Het komt geregeld voor dat taxibedrijven tegen of zelfs onder kostprijs inschrijven en de branche is het er eigenlijk wel over eens dat dit niet wenselijk en houdbaar is.

Het AIM is in het geval van het doelgroepenvervoer in Zeeuws-Vlaanderen in mei 2017 betrokken geweest bij de voorbereidingen op deze aanbesteding. Afgelopen september werd bekend dat geen van de inschrijvingen op de aanbesteding aan de eisen voldeed, waardoor het werk niet kon worden gegund. Ook een eerdere aanbesteding was uiteindelijk op niets uitgelopen. Bij deze nieuwe poging zijn door het AIM diverse adviezen gegeven, bijvoorbeeld om meer te gunnen op waarde en het onderdeel kwaliteit zwaarder mee te laten wegen. Bij dat laatste gaat het wat AIM betreft vooral om het personeelsbeleid.

Gevraagde kwaliteit

In de uiteindelijke aanbesteding zijn wat het Aanbestedingsinstituut Mobiliteit betreft verschillende positieve punten meegenomen door de opdrachtgever, het Samenwerkingsverband Collectief Vervoer Zeeuws-Vlaanderen. “Het AIM waardeert de aanpassing van de prijs-kwaliteitverhouding. Het zwaartepunt van de gunning lag in het eerste bestek op prijs (telde voor 85 procent mee in de gunning). In dit bestek weegt de factor prijs 40 procent mee voor de gunning.”

Beatrix Ollebek is secretaris van het Samenwerkingsverband Collectief Vervoer Zeeuws-Vlaanderen. Over de keuze die gemaakt is met betrekking tot het gewicht van de prijs, zegt zij het volgende. “We hebben nu een bandbreedte aangegeven, gerelateerd aan de kostprijsberekening van CROW. Dit hebben we gedaan omdat er in de vorige aanbestedingen zodanig laag werd ingeschreven, dat wij twijfel hadden of voor deze prijs wel gereden kon worden en de door ons gevraagde kwaliteit geleverd kon worden.”

Niet meer dan redelijk

Ook is er gekozen voor een relatief lange contractduur van vijf jaar, met een mogelijke verlenging van twee keer twee jaar. Het AIM is daar blij mee en Beatrix Ollebek legt uit dat het eigenlijk niet meer dan redelijk is. “Wij vragen goed materieel en personeel, daar staan forse investeringen tegenover. In verband daarmee is gekozen voor een lange contractduur. Zodat het loont om investeringen te doen. Maar ook het opnieuw aanbesteden brengt veel onrust met zich mee voor de bedrijven en de chauffeurs. Die onzekerheid willen we tot een minimum beperken.”

Het AIM is er ook over te spreken dat bij de beoordeling van het gunningscriterium kwaliteit, de onderdelen arbeidsvoorwaarden en inzet van vaste chauffeurs relatief zwaar meetellen, met een gewicht van 30 procent. Ook hier heeft de opdrachtgever geleerd van de praktijk, legt Ollebek uit. “Momenteel lopen we bij andere contracten aan tegen erg veel wisseling van personeel. Chauffeurs zijn zo weg als er bij andere bedrijven vacatures zijn. Daardoor hebben we hier een gebrek aan chauffeurs. Als we dan onderscheid moeten maken tussen bedrijven, dan vinden we het belonen van bedrijven die beter voor hun chauffeurs zorgen een legitiem criterium om bedrijven te vergelijken.

“Er ligt hier wel een uitdaging bij het samenwerkingsverband om gedurende de contractperiode te blijven controleren of de beloofde kwaliteit ook daadwerkelijk wordt geleverd. Bij vorige aanbestedingen hadden we ook wel eens de indruk dat het scoren op kwaliteit een kwestie was van een goed adviesbureau inhuren”, aldus Ollebek.

Meldingsplicht

“Een belangrijk instrument om kwaliteit gedurende de uitvoering van de opdracht  hoog te houden, is goed contractmanagement”, legt Saida Akaaboune uit. Zij is manager van het Aanbestedingsinstituut Mobiliteit. “Bezoek bedrijven en onderzoek of een vervoerder nog steeds voldoet aan kwaliteitseisen ten aanzien van naleving van TX-Keur, de cao, leeftijd van voertuigen, et cetera.

Via de websites van TX-Keur en Sociaal Fonds Taxi is eenvoudig terug te vinden welke bedrijven wel of niet voldoen. Er kan ook een meldingsplicht worden opgenomen in het contract voor vervoerders die niet meer aan bepaalde eisen voldoen. Niet melden zou tot (financiële) consequenties moeten leiden. Maak een beheersplan, waarin deze onderdelen terugkomen en controlemomenten zijn vastgelegd.”