‘Problemen in contractvervoer te voorkomen met marktconsultatie’
Opdrachtgevers die zich oriënteren op de markt in het voortraject van een aanbesteding: het gebeurt steeds vaker. Dit is een positieve ontwikkeling volgens Aanbestedingsinstituut Mobiliteit (AIM). Zonder marktconsultatie is de kans namelijk groot dat relevante kennis wordt misgelopen en er bij de uitvoer van de opdracht onnodige problemen ontstaan.
“Het enige wat wij als AIM willen is dat aanbestedingen zo goed mogelijk aansluiten op de praktijk”, vertelt Henk van Gelderen. “Het is daarom goed om middels een marktconsultatie achter de praktische haalbaarheid van bepaalde zaken te komen.” Marktconsultaties kunnen volgens hem inzichten opleveren op allerlei terreinen, van implementatietijden en prijsstelling tot handhavingsbeleid en duurzaamheid.
Via het aanbestedingsplatform stelt de opdrachtgever vragen waar vervoerders vervolgens schriftelijk op kunnen reageren. In sommige gevallen worden zij naar aanleiding hiervan uitgenodigd om hun antwoorden mondeling toe te lichten. “Opdrachtgevers kunnen op deze manier achterhalen wat de actuele ontwikkelingen zijn in de markt, om hier rekening mee te houden in de uitvraag.”
Van Gelderen noemt het onderwerp duurzaamheid als voorbeeld. “Door hier een marktconsultatie over te doen weet je als opdrachtgever in hoeverre er laadinfrastructuur beschikbaar is, of er voldoende geschikte voertuigen zijn op markt zijn en wat de levertijden zijn van deze voertuigen. Op die manier wordt duidelijk wat reëel is om te vragen en wat vervoerders kunnen bieden.”
Marktconsultatie doen vanuit legitimatie
AIM is altijd al voorstander geweest van marktconsultaties en pleit hier dan ook voor bij opdrachtgevers. “Wij gaan als onafhankelijke partij zelf ook graag ruim van tevoren om tafel met hen om ze van advies te voorzien. Het is namelijk beter om alles goed van tevoren te regelen dan zaken na de publicatie van een opdracht nog wijzigen.”
Waar de meeste opdrachtgevers een marktconsultatie doen om daadwerkelijk informatie te vergaren en een bestek te schrijven dat zo goed mogelijk aansluit op de praktijk, zijn er volgens Van Gelderen ook partijen die dit doen vanuit legitimatie. “Zij doen het om maar te kunnen stellen dat zij overleg hebben gevoerd, maar doen er vervolgens niks mee.” Hoe groot deze groep opdrachtgevers is, is niet duidelijk.
Kostenverhogend of complicerend
Over wat opdrachtgevers ervan zou kunnen weerhouden om een marktconsultatie te doen, is Van Gelderen duidelijk. “De kans bestaat dat zij door een marktconsultatie tegen zaken aanlopen die een kostenverhogend effect kunnen hebben voor het vervoer, of die de aanbesteding gecompliceerder maken. Als opdrachtgevers niet over de benodigde kennis beschikken om dit te toesten is het een kwestie van vertrouwen. En dat is niet altijd vanzelfsprekend helaas.” Dit weegt volgens AIM echter niet op tegen de voordelen die de consultatie heeft voor zowel de aanbestedende partij als de uiteindelijke winnaar van de aanbesteding.
“Doe het, want het levert veel kennis op”, concludeert Van Gelderen. “Een advies is ook om het in een zo vroeg mogelijk stadium te doen. Niet alleen in de voorbereiding van je aanbesteding, maar ook in de voorbereiding van je beleid kan het al van belang zijn. Door het op tijd te doen heb je nog tijd om zaken uit te zoeken en ze eventueel nog ergens anders te toetsen. Het is dan nog niet te laat om bij te sturen.”
Lees ook:
